Mejores prácticas cuando se cuenta con Buzones de Correo de gran tamaño…

En la mayoría de las empresas uno de los temas principales con respecto al sistema de mensajería es el crecimiento constante de los buzones de correo electrónico de los empleados. Este es un problema si no crítico, si un problema que demanda mayor tiempo de administración, mayor tiempo de ejecución de respaldos, mayor tiempo de respuesta del servidor y mayor inversión en dispositivos de almacenamiento.

Cuando he tenido la oportunidad de dar consultoría a algunos de mis clientes es común que surga la pregunta. ¿De que tamaño deben ser los buzones de los usuarios?, ¿es bueno poner cuotas a los usuarios?.

Durante estos años que he estado de Consultor me he encontrado con usuarios con buzones de hasta 30 Gb. y en otras ocasiones con tamaño de buzónes de 75 Mb. (utilizando cuotas). Lo que es una realidad es que el tamaño de buzones de correo afecta directamente al rendimiento del servidor, por lo que creo que las sugerencias que hago a continuación pueden ayudar a mejorar el rendimiento del servidor.

En un estudio técnico que elaboro IBM se realizarón pruebas de rendimiento de servidor con respecto al tamaño de los buzones en relación directa con el rendimiento del servidor. A continuación les doy un resumen de los resultados que se obtuvieron en este estudio técnico realizado en IBM.

Tamaño máximo del archivo de correo. (archivo NSF)

En el inicio de la prueba se tomaron como base buzones de correo electrónico con un total de 20 MB. cada uno de ellos y posteriormente se fueron incrementando a 2000 MB. El universo de usuarios es de 500 a 1000 usuarios

En esta gráfica podemos observar que el porcentaje de uso de CPU en buzones de 20 MB es del 10% y de 2000 Mb. es de 50%. La reducción del tamaño de los buzones del correo va a ayudar a mejorar el rendimiento del indexación de las vistas, compactación, backup y restauración, así como en Log de Transacciones.

Administración de documentos en el Inbox.

En la siguiente prueba se tomaron como base la simulación de 2000 usuarios en un periodo de tiempo de 80 a 90 minutos en la primera prueba se dejaron el 100% de los documentos en el Folder Inbox y en la segunda prueba se dejó solo el 25% de los documentos en el Inbox y el resto en carpetas personales.

Como se puede observar en la gráfica el tener solo el 25% de los correos en el Folder Inbox representa un 50% menos consumo en picos del procesador y un 12% menos consumo en uso constante del procesador.

Como se podrá observar el tener una buena administración por parte de los usuarios puede contribuir a reducir el uso de procesador de nuestros servidores hasta en un 30%, para esto existen algúnas recomendaciones que nos pueden ayudar al respecto:

1. Fijar cuotas a buzones de usuarios.- Dependiendo de la capacidad de almacenamiento con el que se cuente se deberán fijar cuotas de crecimiento de los buzones de los usuarios. Esto es importante si no queremos tener un gran problema con buzones de correo que no se puedan administrar por su tamaño.
2. Implementar archivado.- Actualmente para clientes Lotus Notes así como para clientes Domino Web Access (clientes que utilizan el navegador para consultar el correo) se puede implementar el archivado el cual en base a un criterio previamente definido los documentos pasarán del buzón del usuario a una base de datos especial de archivado para sus futuras consultas.
3. En clientes Lotus Notes 8 existe la posibilidad de manejar un mantenimiento al Inbox de tal forma que el administrador puede fijar una política de que solamente se guarden en el Inbox correos no mayores de 90 días, esto nos ayudará a que la carpeta de Inbox no almacene gran cantidad de correos.
4. Manejar esquemas de arquitectura de correo con replica local. (este tema es muy amplio por lo que lo tocaremos próximamente)
5. Instrucción a los usuarios finales sobre el correcto uso del correo.

Adicionalmente existen herramientas que nos permitirán evitar el enviar multiples copias de un archivo (practica común de los usuarios de correo), tales como Quickr Entry, Quickr, Common Store, etc.

Te recomiendo ampliamente que antes de implementar alguna configuración referente a la administración del correo se validen las repercusiones y se efectúe una campaña de comunicación. Te invito a que comentes tus inquietudes. No dudes en contactarmen si tienes alguna duda al respecto sobre el tema aqui planteado

Sergio Vargas

svargas@jonima.com.mx