Beneficios, costos y riesgo de consolidación de servidores Lotus Domino


Actualmente con el tema de la crisis económica, en las áreas de TI uno de los principales objetivos es la reducción de costos. Es un tema sumamente importante ya que el área de TI se tiene que volver sumamente eficiente y eficaz, es decir hacer mas cosas y mejor con menos recursos (principalmente financieros y humanos).

Parece una misión en algunos casos casí imposible ya que desde hace algunos años constantemente se ha estado buscando la reducción de costos operativos en áreas de TI y pues ya no hay mucho de donde echar mano. (Aparentemente)

Actualmente la tecnología nos puede ayudar a la reducción de costos ya que hoy en día podemos contar con enlaces muy confiables a Internet y de bajo costo, mayor ancho de banda a menor costo, manejo de infraestructura virtualizada la cual nos permite ahorrar en servidores físicos, energía, costos de enfriamiento en el site, menor horas hombre de administración. Todo esto es a nivel infraestructura. Pero a nivel software que alternativas tenemos.

En este artículo voy a tocar un tema que igual a muchos de ustedes les puede llegar a hacer sentido que es la consolidación de nuestro sistema de correo electrónico. Esto nos puede ayudar a reducir costos en cuanto al licenciamiento que tenemos que pagar, así como en la reducción de equipo y la reducción de horas hombre en la administración de la plataforma.

Una consolidación de servidores puede traer beneficios en las organizaciones, tales como la reducción de operaciones, simplificación de administración y un ambiente de correo y aplicaciones de Lotus Domino más barato.

Sin embargo, estos proyectos tienen posibles riesgos que nos pueden llevar al desastre. Se debe evaluar con exactitud y proyectar todos los recursos requeridos en un ambiente consolidado (enlaces y anchos de banda de red, almacenamiento, hardware, etc.) para tener un correcto dimensionamiento del ambiente. Evaluar los costos en etapas tempranas del proyecto es particularmente importante porque por lo general TI perciben que la consolidación de servidores es una simple y barata solución que brindará una reducción de costos de la plataforma Lotus Domino. La verdad es que no es simple y esto puede requerir más inversión por parte de TI en un corto plazo.

Beneficios de la consolidación de servidores.

La consolidación de servidores puede ser de dos formas:

1)      Distribuida.- La consolidación ocurre para reducir los servidores en la localidad, pero no se moverán de la localidad existente.

2)      Centralizada.- La consolidación, no solo reduce el numero de servidores, también centraliza los servidores de sites remotos a un site central.

Ambas formas de consolidación de servidores puede proveer ahorros en costos directos e indirectos:

  • Numero de servidores. Cuando las compañías consolidan servidores, típicamente pueden ver una reducción de 25% de servidores. En algunos casos se han visto organizaciones que han reducido los servidores de varios cientos de servidores a menos de 10 servidores. Esta reducción ahorra costos involucrados en la actualización cíclica de máquinas y el costo del hardware, tal como discos y memoria, actualización, requerimiento de servidores entre el ciclo de actualización.
  • Licencia de Servidores. Con menos servidores, las organizaciones pueden reducir el costo de licenciamiento de software, no solo el licenciamiento de Lotus Domino, también el de sistema operativo y software relacionado para la operación del servidor, tal como una solución de antivirus o de software de respaldo.
  • Disaster recovery. Cualquier esfuerzo para reducir el numero de instancias a recuperar, incluyendo consolidación de servidores, incrementar la eficiencia, eficacia y rentabilidad en la arquitectura de recuperación de desastres, mientras que al mismo tiempo reduce el costo.
  • Estado Real. Con menos servidores, TI requiere menos espacio en piso, menos racks, y menos soporte de RED. Estos cambios reducen el consumo de energía.

Los ahorros en los costos indirectos se derivan de otros beneficios obtenidos por la consolidación de servidores.

  • Largos y complejos ambientes Lotus Domino. distribuidos típicamente requieren de complejos servidores y procesos administrativos. Casi siempre existen múltiples grupos de administradores son responsables de pocos servidores locales. El proceso de consolidación permite una administración en base a una arquitectura centralizada. Cuando se implementa este tipo de arquitectura, pocas personas son necesitadas para la implementación y los requerimientos de cambios y actualización se efectúan más rápido. Algunas compañías no llegan a requerir el enviar personal a los sitios remotos en donde no tienen departamento de TI o bien tampoco requieren proveedores para soportar la instalación, actualización y reparación.
  • Estandarización. Corriendo una infraestructura estándar con plataforma homogénea, sistemas operativos y versiones de software ahorran tiempo y dinero en costos de soporte, implementación y calidad de servicio. La estandarización permite a los departamentos de TI un foco mas especializados en la tecnología.
  • Mayor eficiencia en tiempo de soporte y solución de problemas. Una consolidación provee al administrador la oportunidad de más fácilmente identificar y resolver  problemas que se presenten en la operación.

El costo y riesgo de la consolidación.

A pesar de que un proceso de consolidación de servidores tiene grandes beneficios como la oportunidad de reducción de costos, también conlleva varios riesgos que de no considerarse en forma adecuada pueden convertirse de potenciales proyectos de reducción de costos a proyectos de grandes gastos y de consecuencias inimaginables.

  • Mal dimensionamiento. El riesgo que mas prevalece es cuando se planea una arquitectura de consolidación se hace un mal dimensionamiento de los recursos requeridos para hostear el nuevo ambiente. Por definición un proyecto de consolidación requiere menos servidores (en algunos casos, dramáticamente menos servidores) que soportaran la actividad de usuarios que antes de la consolidación estaban distribuidos en muchos servidores.

Además, en el caso de una consolidación centralizada, mucho de la actividad de usuarios va a ser ejecutada sobre una WAN. Llamados cruciales incluidos mensajería y requerimientos de procesamiento de aplicaciones, almacenaje de archivos de bases de datos y entrega diaria de correos y links de red deberán soportar accesos remotos a estos recursos.

La consecuencia de un mal dimensionamiento incluye una pobre experiencia para el usuario, constante mantenimiento para apagar fuegos por el área de operación de TI, significativo gasto no presupuestado de capital y una percepción de que el proyecto falló.

  • Sobredimensionamiento. Como consecuencia de evitar un bajo dimensionamiento del proyecto de consolidación, el equipo de consolidación tiende a proveer en exceso los recursos requeridos. La consecuencia de un sobredimensionamiento es un gasto innecesario de capital y tiempo que podría ser mejor invertirlo en otro proyecto.

  • Ambiente no balanceado. Cuando se combina muchos servidores distribuidos y un número pequeño de servidores centralizados, los servidores consolidados tendrán un gran número de usuarios.

  • Pérdida de capital político. Una consecuencia inherente a un fallido proyecto de consolidación trae por consecuencia una perdida de capital político. Un proyecto de consolidación típicamente es un proyecto grande y visible. Va a recibir el escrutinio de los altos gerentes y el juzgamiento del usuario final. Como es el foco de atención, es crítico que el equipo de consolidación ejecute una extensiva y proactiva planeación y ejecución en base a objetivos analizados, para mitigar el riesgo de un fallo político.

Análisis que pueda soportar una planeación y mitigación de riesgos.

Las medidas más significativas que una organización puede tomar para planear bien y mitigar los riesgos de una consolidación es analizar con cuidado el actual uso de la plataforma. Un proyecto de consolidación asume cambios significativos en la arquitectura y un apropiado dimensionamiento del ambiente, incluyendo adecuados anchos de banda, cubrir requerimientos de procesamiento y el manejo del comportamiento de usuarios excesivos.

Una de las principales preguntas que se debe hacer es: ¿Los usuarios trabajan con un modelo basado en escritorio o un modelo basado en servidor?.

El significado de estos dos modelos para la planeación de la consolidación es que estos dos modelos producen diferente tráfico de red.

Algo muy importante es que en ambos modelos cuando se efectúa la consolidación de servidores de un site remoto a uno central, el tráfico de red cambia sustancialmente. Antes de la consolidación, el trafico entre cualquiera de los dos sitios es de servidor a servidor a través de ruteo de correo o de replicación. Después de la consolidación va a existir grandes volúmenes de tráfico cliente servidor de usuarios de sitio remoto accesando su correo y otras bases de datos directamente o a través de replicación al servidor central vía WAN.

Un particular aspecto a notar para la planeación es que antes de la planeación significativos volúmenes de actividad de mensajería y colaboración ocurren sobre una red LAN específica en cada sitio remoto. Después de la consolidación todo el tráfico generado en la red LAN tanto para el uso de correo como de aplicaciones será generado a través de la red WAN, incrementando considerablemente el tráfico en un medio que por propia naturaleza su ancho de banda es más reducido que una red LAN.

Según estudios, un alto porcentaje de correos en la organización son de usuarios que se encuentran físicamente cerca. Compañías que no están considerando hacer cambios en la red obviamente incurren en un alto riesgo de tener insuficiente ancho de banda en la red WAN.

La disponibilidad de ancho de banda en la red es absolutamente un factor crítico para el proyecto de consolidación de servidores.

Validación del uso de la red WAN.

Por cada site que se planee centralizar el equipo de TI deberá analizar el comportamiento del uso total para modelar y proyectar los cambio de trafico en la WAN. Esta actividad requiere con exactitud identificar a los usuarios por sitio geográfico y calcular el actual tráfico que estos usuarios crean. El número y volumen de mensajes que estos usuarios envían y reciben.

Una vez que se tenga esta información por cada uno de los sitios y el impacto que tendrá la WAN se recomienda detallar en una gráfica los requerimientos de ancho de banda que demandará cada servidor remoto consolidado en un site central.

Validación de la centralización de servidores y recursos requeridos.

Las organizaciones también necesitan planear para el dimensionamiento de servidores lo relacionado a los recursos, tal como almacenamiento. Para mitigar los riesgos de usuarios descontentos de servidores más pequeños de lo normal o de los recursos gastados en inversiones en sobredimensionamiento de servidores, la planeación debe entender las cargas de actividades que los servidores tendrán que manejar con cada uno de los sitios de consolidación propuestos. En el caso de Notes/Domino, las actividades que se deben incluir para su medición es el ruteo de mensajes, lectura y escritura en bases de datos (por usuario u otras aplicaciones), en general volúmenes de transacciones de Lotus Notes / Domino y requerimientos proyectados de almacenamiento en la consolidación de servidores. Un análisis cuidadoso para agregar estas actividades a través de todos los servidores remotos considerados para la consolidación puede proveer información exacta del dimensionamiento para la centralización de los recursos del servidor. Solamente un cuidadoso análisis del actual uso puede dar un real entendimiento de que cargas tiene actualmente el sistema y como esas cargas podrán impactar los recursos en un ambiente consolidado. Tal análisis es esencial para un apropiado dimensionamiento de recursos el cual es la llave para mitigar riesgos inherentes.

Políticas y hábitos.

El impacto para usuarios específicos o grupos de usuarios en la infraestructura de mensajería varían ampliamente. Este envuelve a individuos en específico o grupos de mensajería asociados. Tales políticas y soluciones pueden reducir el efecto negativo de los malos hábitos de mensajería. Por ejemplo, se puede implementar un repositorio o servidor central de archivos de tal forma que si alguien desea compartir un archivo solamente se envío por correo el link al archivo que se encuentra en el repositorio y no se envíe el archivo diez veces a diez distintos usuarios. La educación al usuario final puede reducir la carga de la RED y la arquitectura de almacenamiento, reduciendo costos en infraestructura.

Los malos y excesivos hábitos de usuarios en la mensajería, incluye la repetición de envío de mensajes largos, envío de mensajes a una larga lista de destinatarios y un excesivo uso del correo corporativo para uso personal. Estos hábitos pueden no ser de alto impacto en infraestructuras locales, pero cuando se consolidan servidores, esto puede tener un alto impacto en el tráfico de la red WAN. Un detallado análisis puede ayudar a identificar y minimizar estos hábitos antes de la consolidación. Además de que es esencial para minimizar el uso de la red WAN y reducir y controlar el costo de almacenamiento en el sistema de correo electrónico.

En una análisis efectuado en un ambiente de mas de 1,000 usuarios en mensajería Lotus Domino, se revelaron las siguientes estadísticas generales:

  • Menos del 10% de la población es usualmente responsable del 75-80% del espacio en disco consumido y el tráfico de red WAN generado.
  • Menos del 1% de todos los mensajes son responsables del 30-40% del consumo de espacio en disco duro y del tráfico de la red WAN.
  • Mensajes entre 1 – 5 Mb de tamaño (típicamente menos del 5% de todos los mensajes de la organización) responsables del 40 – 50% del consumo de disco y tráfico de la red WAN.

Consideraciones del ancho de banda es usualmente el más costoso recurso y es un factor que contribuye grandemente en una positiva o negativa experiencia, un potencial ahorro proviene de eliminar cualquier exceso en la actividad de mensajería, esto es típicamente un esfuerzo de educación y reforzamiento de políticas.

Conclusiones.

  1. La consolidación de servidores puede tener un potencial ahorro y otros beneficios.
  2. Este tipo de proyectos conllevan un riesgo y pueden resultar excesivamente costosos, si el equipo de consolidación no ejecuta los adecuados análisis y planeación.
  3. El análisis debe contemplar el entender perfectamente el actual uso y necesidades de la infraestructura y de usuarios.
  4. Trafico de WAN, requerimientos de almacenamiento y cargas de trabajo del servidor cambiaran dramáticamente cuando la infraestructura de Lotus Domino sea migrado de un ambiente descentralizado a un modelo centralizado.
  5. La consolidación provee una única oportunidad de ejecutar una limpieza de malos hábitos, la oportunidad de brindar una educación tecnológica a los usuarios y la implementación de políticas.
  6. Con un correcto análisis y planeación, las compañías pueden abolir potenciales riesgos asociados con la consolidación de servidores y pueden reducir costos de mensajería e infraestructura de aplicaciones.

Si estas interesado en platicar mas a fondo de este tema o si estas contemplando un proyecto de consolidación, no dudes en contactarme.

Sergio Vargas

svargas@jonima.com.mx

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